O que é eSocial e para que serve?
Regulamentado pelo Decreto nº 8373/2014, essa medida veio para auxiliar tanto a empresa, como o Governo a lidarem melhor com essa quantidade de dados, a medida que sintetiza em um só sistema (eSocial) o envio de todos os documentos fiscais necessários para que as empresas estejam regularizadas. Assim, essas informações estarão ligadas entre si, em um mesmo ambiente virtual, o que aumenta a segurança dos documentos e a agilidade da informação.
Os documentos, que antes eram transmitidos em formas e momentos diferentes para os órgãos públicos (INSS, Receita Federal, Ministério do Trabalho, Caixa Econômica Federal), agora passaram a ser entregues diretamente e unicamente pela plataforma, o que fez com que as empresas cumprissem mais os prazos estipulados para os envios, evita o erro de cálculos e de informação, além de tornar o processo mais transparente para ambos os lados.
A aplicação prática do novo sistema para as empresas começou no dia 1 de janeiro deste ano para as empresas que faturaram acima de R$ 78 milhões no ano de 2016. Para as demais, a obrigatoriedade se iniciou a partir do dia 1 de julho.
Obrigações fiscais no eSocial
Ao todo, são 15 obrigações fiscais que serão comunicadas pela empresa e incorporadas ao sistema, sendo separadas por diferentes departamentos:
• GFIP – GUIA DE RECOLHIMENTO DO FGTS E DE INFORMAÇÕES À PREVIDÊNCIA SOCIAL
• CAGED – CADASTRO GERAL DE EMPREGADOS E DESEMPREGADOS PARA CONTROLAR AS ADMISSÕES E DEMISSÕES DE EMPREGADOS SOB O REGIME DA CLT
• RAIS – RELAÇÃO ANUAL DE INFORMAÇÕES SOCIAIS
• LRE – LIVRO DE REGISTRO DE EMPREGADOS
• CAT – COMUNICAÇÃO DE ACIDENTE DE TRABALHO
• CD – COMUNICAÇÃO DE DISPENSA
• CTPS – CARTEIRA DE TRABALHO E PREVIDÊNCIA SOCIAL
• PPP – PERFIL PROFISSIOGRÁFICO PREVIDENCIÁRIO
• DIRF – DECLARAÇÃO DO IMPOSTO DE RENDA RETIDO NA FONTE
• DCTF – DECLARAÇÃO DE DÉBITOS E CRÉDITOS TRIBUTÁRIOS FEDERAIS
• QHT – QUADRO DE HORÁRIO DE TRABALHO
• MANAD – MANUAL NORMATIVO DE ARQUIVOS DIGITAIS
• FOLHA DE PAGAMENTO
• GRF – GUIA DE RECOLHIMENTO DO FGTS
• GPS – GUIA DA PREVIDÊNCIA SOCIAL
É preciso ressaltar que todos os eventos que ocorram em relação aos funcionários e à empresa no cotidiano, devem ser comunicados por meio da plataforma, mais especificamente no setor de Registro de Eventos Trabalhistas – RET, podendo haver multa caso não seja informado no prazo estipulado de acordo com cada tipo de acontecimento. As informações referentes às demissões, contratações e outras alterações relacionadas ao trabalho, entram nesse escopo, e devem ser comunicadas imediatamente.
Além disso, após a determinação do Governo Federal, alguns outros detalhamentos passam a ser obrigatórios, como a listagem da Classificação Brasileira de Ocupações (CBO), descrição de cargos dos funcionários e laudo Técnico das Condições Ambientais do Trabalho (LTCAT/PPP).
Alterações quanto aos prazos
Os prazos também mudaram para as empresas. A comunicação da folha de pagamento dos colaboradores, por exemplo, passou a ser até o dia 7 do mês subsequente. As alterações salariais seguem com o novo prazo da folha de pagamento.
Já as contratações devem ser enviadas no sistema até o último dia do mês subsequente ao início da obrigatoriedade do envio dos eventos não periódicos. Quanto aos desligamentos, se o aviso for cumprido, o evento deve ser comunicado até um dia após o desligamento.
Caso seja indenizado ou trabalho, em até 10 dias. Quanto às jornadas de trabalho, essas informações podem ser alteradas com frequência, portanto, a informação no sistema poderá ocorrer assim que novas determinações se configurarem para o colaborador.
Quanto as empresas de pequeno porte e Microempreendedores Individuais (MEIs), algumas informações possuem prazos diferentes, como é o caso das sobre Saúde e Segurança do Trabalhador (SST), que passam a ocorrer seis meses após o início do novo prazo da obrigatoriedade.
Impacto nas empresas
Anteriormente, os documentos exigidos estavam em diferentes formatos, como em papeis ou documentos eletrônicos. O desafio das empresas em um primeiro momento é, para aquelas que ainda possuem documentos físicos, digitalizá-los para conseguir inseri-los na plataforma. Já para as que já evoluíram nesse sentido, é preciso garantir totalmente a consistência das informações contidas nos mesmos, batendo se não há erros de dados.
Posteriormente, integrar todos os dados em um mesmo local também é um desafio para o setor de Tecnologia da Informação (TI), além de uma eficaz gestão desses documentos para que não se misturem com antigos e sejam separados conforme seções determinadas pela empresa. Para isso, é preciso investir em um sistema de gestão interna eficaz e ágil, que padronize as informações e integre os setores da empresa, a fim de facilitar a organização e administração dessa prestação de contas.
Vantagens
Grande parte dos efeitos do E-social na rotina corporativa são positivos, seja para as empresas, para o Governo e para o trabalhador. Para a empresa, as chances de erros e complicações fiscais diminuem drasticamente com a forma eletrônica e unificada do sistema.
O que antes era entregue documento por documento em datas diferentes e em órgãos diferentes, agora é centralizado, o que torna o processo menos moroso e menos passível de erros. Com menos deficiências, menos chances de multas por descumprimentos de prazos e dados ocorrerão, principalmente se essa tarefa for executada por uma empresa especialista na área trabalhista.
Para o Governo, é possível reduzir as fraudes e crimes tributários, além de facilitar na detecção de alguma dessas infrações. Com isso, arrecadação do governo aumenta, além de diminuir os custos com fiscalização, uma vez que toda a análise também será eletrônica.
Por fim, para os funcionários, a garantia se deus direitos é mais efetiva, uma vez que a fiscalização será mais exigente e rápida devido ao processo eletrônico, reforçando a regularidade no pagamento de encargos trabalhistas e previdenciários para os colaboradores da empresa.