Empresários, administradores e até funcionários de empresas já devem ter se deparado com o termo eSocial, que significa: Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. Existem algumas dúvidas em relação a ele, já que muita gente imagina que esse nome tem relação com um novo regime tributário ou algo do tipo.
Para esclarecer essas questões de uma vez por todas, vamos explicar o que é o eSocial e enumerar alguns passos que ensinam como aderir a ele. Acompanhe!
Entenda o que é o eSocial
O eSocial foi criado com a finalidade de agrupar as informações trabalhistas em um só lugar. Cada trabalhador, seja a classe dos celetistas, cooperados, estatutários, autônomos, até mesmo os estagiários e aqueles trabalhadores sem vínculos, vai ter as suas informações como as contribuições para previdência, suas folhas de pagamento, aviso prévio e outras dados, registrados no eSocial.
Prazos para adesão
As informações serão enviadas gradativamente, e depois disso, os dados substituirão cerca de 15 obrigações legais que são exigidas para as empresas, como o Livro de Registro de Empregados, Comunicação de Acidente de Trabalho, Carteira de Trabalho e Previdência Social, Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte dentre outros.
O Comitê Diretivo do eSocial publicou a Resolução CDES nº 05 no início de outubro do ano passado, que alterou a Resolução CDES nº 02 e estipulou novos prazos para o envio de eventos para o eSocial, com o objetivo de aperfeiçoar o processo de implantação do sistema.
As organizações foram divididas em 4 grupos diferentes que podem ser acessados neste link no portal do próprio eSocial. Acesse e saiba em qual dos casos a sua empresa se encaixa.
Como organizar as informações?
Para agrupar todas as informações necessárias, as empresas deverão organizar e rever diversos dos seus processos, principalmente os administrativos e contábeis. Essas demandas poderão ser realizadas por meio de programas ou outras soluções de TI que ajudarão nos procedimentos de centralizar as informações, como sistemas de gestão de pessoas.
Os pequenos empreendedores poderão utilizar o sistema eletrônico online gratuito do eSocial, providenciado pelo governo federal.
Nesse sentido, é importante que os administradores e gestores entendam que não basta contratar um software que reúna todas as informações. O que deve ser feito é uma análise completa do que a empresa já realiza em processos desse gênero e como isso pode melhorar e mudar de acordo com as novas exigências.
Maior integração
Muitos dados dentro das empresas ficam retidos em setores separados, como é o caso do setor do RH e do setor jurídico. Antes de contratar um software, é preciso entender quanto esses setores já se comunicam e pensar em melhorias nessa comunicação, que será fundamental. Essa comunicação poderá ser feita na forma digital, para que erros ou dados não se percam.
Depois de verificar a comunicação entre os setores, é hora de definir quem irá fazer a função de enviar as informações para o Governo Federal. Como é um trabalho que leva tempo e também precisa ser feito com muita atenção aos detalhes, o responsável deverá ser alguém já habituado a lidar com esses números e com essas questões.
É parte da tarefa também deixar toda a empresa à parte das atualizações de cadastros e tudo que for feito nesse segmento. Será preciso padronizar as informações e corrigir dados que estavam incorretos, se esse for o caso.
Se você ainda ficou com dúvidas, atualmente existem diversas consultorias de RH e contábeis que poderão ajudar a adesão ao eSocial de uma forma simples e sem estresse.
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