O Sped Contábil foi criado como uma tentativa de reduzir a burocracia na contabilidade, entre outros objetivos. Conheça mais sobre ele a seguir.
A burocracia é uma característica praticamente inerente ao Brasil, mas que torna qualquer processo muito moroso e sem dinamismo. No contexto empresarial, isso acaba sendo um problema, até porque, nem sempre o empreendedor tem conhecimentos suficientes sobre temas como legislação, Fisco, contabilidade e similares. Quando essas áreas são burocráticas, tornam-se ainda mais inacessíveis.
O que é Sped Contábil?
Sped, na verdade, é uma sigla para o termo Sistema Público de Escrituração Digital, um sistema digital criado para que as empresas possam transmitir seus dados e informações fiscais para a Receita Federal pela internet. Assim, não existe mais a necessidade de entregar documentos físicos para as entidades competentes.
Esse sistema substitui tanto a emissão dos livros contábeis em papel quanto a sua autenticação manual, colocando arquivos digitais no lugar. Além de tornar o processo mais prático, rápido e dinâmico, também representa um importante passo em prol da sustentabilidade, ao dispensar um grande uso de papel.
Por meio do Sped, todas as escriturações são unificadas e enviadas aos órgãos responsáveis, tanto na esfera estadual quanto federal.
As empresas que precisam entregar os livros contábeis e, portanto, aderir ao Sped, são aquelas tributadas pelo Lucro Real, Lucro Presumido, Sociedades em Conta de Participação (SCP) e isentas de Imposto de Renda de Pessoa Jurídica (IRPJ). Em alguns casos, os empreendimentos optantes do Simples Nacional também são obrigados a cumprir com essa responsabilidade, entrando em novas exceções determinadas pelo Sped. Portanto, se a sua empresa faz parte desse último regime, é preciso avaliar individualmente.
Vantagens desse sistema
Toda mudança naturalmente gera incertezas e algum tipo de receio. Nesse caso, não foi diferente: no início, muitas empresas se mostraram relutantes em migrar dos livros contábeis físicos para o sistema digitalizado. Mas a verdade é que, passado esse período de adaptação, ele proporciona diversas vantagens para os empreendedores.
O primeiro ponto positivo do Sped foi integrar três sistemas: a Escrituração Contábil Digital (ECD), a Escrituração Fiscal Digital (EFD) e a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), em uma única plataforma. Essa simples união já reduz boa parte da burocracia no setor tributário e de contabilidade, porque as informações referentes a três documentos estão reunidas no mesmo local, otimizando o tempo do profissional.
Outra vantagem é que o sistema padroniza a forma como as informações devem ser enviadas e essa padronização acaba tendo que ser adotada pela empresa. Isso também é uma vantagem, porque com o passar do tempo, faz com que o preenchimento dos campos aconteça de forma muito mais descomplicada e espontânea.
A segurança é outro ponto muito positivo para os empreendedores: com o Sped, tanto as empresas quanto os contadores precisam utilizar a assinatura digital para dar validade à Escrituração Fiscal Eletrônica. E a aquisição dessa assinatura só pode ser feita em empresas autorizadas pela Receita Federal. Esse mecanismo consegue reduzir as chances de fraudes e falsificações.
Para finalizar os benefícios do sistema, vale ressaltar que a digitalização tem a vantagem de deixar tudo mais rápido. Assim, os empresários terão mais facilidade para acessar informações e cruzar dados contábeis.
Quais são os livros contábeis obrigatórios?
O Sped exige o lançamento de toda a escrituração da empresa, tanto dos livros quanto dos demonstrativos. No caso dos livros, são o Diário, Razão e Auxiliares Resumidos. Já os demonstrativos incluem o Balanço Patrimonial, Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE) e o Demonstrativo de Lucro ou Prejuízo Acumulado (DLPA).
O prazo de transmissão das informações costuma terminar no último dia útil do mês de maio do ano subsequente, mas é possível que essa data seja alterada de um ano para outro. Por isso, os empreendedores precisam ficar atentos para não perder a data limite. O atraso ou omissão implica em multa.
Outro detalhe: algumas empresas podem não adotar o sistema janeiro-dezembro em seus controles internos. Mesmo assim, elas precisam cumprir o mesmo prazo estabelecido.
Vale ressaltar que mesmo que a empresa esteja passando por processo de liquidação e que não tenha tido qualquer movimentação no ano de referência, isso não exclui a obrigatoriedade de elaborar e entregar a sua ECD. Caso contrário, ela também será multada, assim como as demais.
Sobre o arquivo SPED
Uma dúvida muito comum é se existe um limite de tamanho em relação ao arquivo a ser entregue. O sistema suporta arquivos de até 1GB, o que é suficiente na maioria esmagadora dos casos.
No entanto, é possível que empresas de maior porte, como as multinacionais, por exemplo, que têm um volume diferenciado de movimentações, elaborem arquivos maiores do que isso para contemplar todos os dados. Quando isso acontecer, a escrituração pode ser fracionada em até 12 partes, sem problema nenhum, transmitindo os Diários mensais. Isso significa que o sistema acaba suportando até 12 GB, mas nessas condições.
O programa que sinaliza se todos os arquivos foram recebidos é o Receitanet BX, por meio do certificado digital. O contribuinte pode usar a sua assinatura para conferir a situação do CNPJ e confirmar que o documento foi enviado. Isso é um detalhe bem importante, porque se por um lado a internet facilitou muito esses registros fiscais, por outro, uma possível pane no sistema é capaz de prejudicar o envio, o que prejudicaria a empresa. Mas com esse certificado, isso não acontece.
Inclusive, por falar em panes, a dica é nunca deixar para enviar o documento no último dia. Assim, se acontecer qualquer problema, o ideal é ter tempo hábil para encaminhar o material novamente.
Sped centralizado
Se a sua empresa possui filiais, é possível aderir ao Sped Contábil centralizado, ou seja, um único livro Diário que contemple as informações referentes a todas as unidades. Essa é uma forma de o diretor ter mais controle e garantir que não faltará nenhuma escrituração. Caso a empresa opte pela descentralização, cada filial é responsável individualmente pelos seus documentos.
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