Regras da rescisão com documentos eletrônicos exigem atenção redobrada dos departamentos pessoais para evitar prejuízos na Justiça
A gestão de pessoas mudou drasticamente nos últimos anos, migrando quase por completo para o ambiente digital. No entanto, muitos empregadores ainda têm dúvidas sobre a validade jurídica de demitir um funcionário sem usar papel.
O processo de desligamento exige cuidados específicos para que a empresa não fique vulnerável em futuras disputas judiciais. Afinal, a assinatura digital precisa ter validade jurídica inquestionável para proteger o negócio.
Diante desse cenário, compreender as regras para a rescisão com documentos eletrônicos é fundamental para garantir a segurança jurídica da empresa, conforme informações publicadas pelo Portal Contábeis.
O que a legislação brasileira exige para a validade dos documentos digitais
Três normas dão sustentação para a rescisão com documentos eletrônicos no Brasil. A primeira delas é a Medida Provisória 2.200-2 de 2001, que criou a ICP-Brasil e garante a validade das assinaturas digitais.
Essa mesma norma estabelece que outros meios de comprovação também são válidos, desde que aceitos pelas partes. Portanto, não existe uma exigência geral de certificado digital para todos os documentos.
Além disso, a Lei 14.063 de 2020 divide as assinaturas em simples, avançada e qualificada. Por fim, o Decreto 10.278 de 2020 define as regras para que um papel digitalizado tenha o mesmo valor de um original.
A diferença crucial entre assinar eletronicamente e apenas digitalizar um papel
Um erro muito comum no departamento pessoal é confundir um documento que nasceu digital com um papel escaneado. O arquivo que nasce no meio digital e recebe assinatura eletrônica é considerado um documento original.
Por outro lado, o papel que foi apenas escaneado é considerado uma cópia. Para que essa cópia tenha o mesmo valor legal do original, é obrigatório seguir todas as regras técnicas de metadados previstas no decreto federal.
A CLT não proíbe o uso do meio digital para a rescisão com documentos eletrônicos. O texto da lei exige apenas a forma escrita para o aviso prévio, pedido de demissão, termo de rescisão e o recibo de pagamento.
Como graduar os riscos de cada documento e evitar os erros mais comuns
Na hora de colher as assinaturas, a empresa deve avaliar o risco de cada documento. Papéis de baixo risco, como avisos internos, podem receber assinaturas simples, feitas por e-mail ou mensagem de celular SMS.
Documentos de médio risco, como o termo de rescisão, exigem autenticação em dois fatores. Já os de alto risco, como o pedido de demissão, demandam assinaturas mais robustas para evitar fraudes e contestações futuras.
Um erro grave é colar uma imagem da assinatura em um arquivo PDF. Isso não tem validade jurídica. Outro erro comum é apagar o histórico de auditoria do sistema, que é a prova real de que o documento foi assinado.
A empresa também nunca deve enviar o documento de rescisão para o e-mail corporativo do trabalhador. Como esse e-mail é desativado após o desligamento, a prova de envio e recebimento acaba sendo perdida por completo.
O tempo correto de guarda dos arquivos e a relação com a LGPD
O prazo geral para guardar os documentos da rescisão com documentos eletrônicos é de cinco anos. Esse prazo é contado a partir do término do contrato de trabalho, respeitando o limite constitucional de dois anos para a ação.
Para obrigações fiscais e previdenciárias, no entanto, o tempo de armazenamento pode ser ainda maior. A Lei Geral de Proteção de Dados, conhecida como LGPD, permite a guarda desses dados para o cumprimento de deveres legais.
Para manter a organização, o ideal é criar um fluxo claro de descarte de dados antigos. Pastas digitais acumuladas sem critério representam um risco desnecessário de vazamento de informações e passivos para a empresa.