O eSocial é o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, instituído pelo Decreto nº 8.373/2014. Ele unifica o envio de informações por empregadores em relação aos seus empregados, substituindo diversas obrigações acessórias e promovendo mais transparência, segurança jurídica e eficiência fiscal. Seu uso é obrigatório para empresas de todos os portes, inclusive para o Microempreendedor Individual (MEI) com empregado.

Como funciona o eSocial e quem deve utilizá-lo

O eSocial é uma plataforma digital administrada pelo governo federal, por meio do qual empregadores informam dados sobre vínculos empregatícios, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, acidentes de trabalho, avisos prévios, escriturações fiscais e obrigações do FGTS.

A obrigatoriedade do eSocial está dividida em grupos:

• Grupo 1: Grandes empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões;

• Grupo 2: Demais empresas não optantes pelo Simples Nacional;

• Grupo 3: Empresas do Simples Nacional, MEIs com empregados, entidades sem fins lucrativos;

• Grupo 4: Entes públicos da administração direta e indireta.

Desde a sua implantação, os prazos para envio de eventos são regulados por cronogramas específicos e ajustados conforme o avanço da digitalização das obrigações acessórias.

eSocial: a base de toda a escrituração trabalhista e previdenciária

A centralização de dados no eSocial permite que informações sejam compartilhadas de forma automática com órgãos como Receita Federal, Caixa Econômica Federal, Ministério do Trabalho e INSS. Isso reduz erros, elimina redundâncias e facilita fiscalizações.

No segundo parágrafo, destacamos que o eSocial substitui obrigações como:

• CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados);

• RAIS (Relação Anual de Informações Sociais);

• GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social);

• DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte), a partir do exercício de 2025;

• CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho), entre outros documentos.

As empresas devem enviar eventos periódicos (como folha de pagamento) e não periódicos (como admissões, afastamentos e desligamentos), respeitando os prazos legais, sob pena de aplicação de multas e penalidades previstas na CLT e na legislação previdenciária.

Aspectos legais e a importância do cumprimento dos prazos

O Decreto nº 10.854/2021 consolida diversas normas trabalhistas e reforça a obrigatoriedade de uso do eSocial como meio oficial de prestação de informações. Já a Portaria Conjunta SEPRT/RFB nº 71/2021 estabelece prazos e orientações técnicas para o correto envio dos eventos.

O descumprimento dos prazos pode gerar multas, como:

• Admissão não informada até o dia anterior ao início das atividades: multa de R$ 3.000,00 por empregado (art. 47 da CLT);

• Atraso na comunicação de acidente de trabalho (CAT): multa de até R$ 5.645,80 (art. 22 da Lei nº 8.213/1991);

• Inconsistência na folha de pagamento: autuações fiscais e trabalhistas.

Além disso, erros nos eventos do eSocial podem impactar diretamente no recolhimento correto do FGTS, INSS, IRRF e demais tributos.

MEI e o uso obrigatório do eSocial simplificado

O Microempreendedor Individual (MEI) com empregado deve utilizar o módulo simplificado do eSocial para cumprir suas obrigações, como o envio da folha de pagamento, INSS patronal e FGTS mensal. Esse processo está disponível de forma simplificada no portal gov.br/esocial, com guias geradas automaticamente.

Mesmo sendo simplificado, o envio fora do prazo pode implicar em sanções legais e dificuldades para o trabalhador, como na concessão de benefícios previdenciários e acesso ao FGTS.

O eSocial representa uma revolução na forma como empregadores prestam informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias. Seu uso adequado garante conformidade legal, evita autuações e assegura os direitos dos trabalhadores. Dominar o sistema é essencial para contadores, empresários e profissionais de recursos humanos.

Andres Lustosa