A expansão de negócios com a abertura de novas filiais em diferentes estados exige um planejamento minucioso, especialmente no que tange à legalização de empresas. A ordem correta dos procedimentos pode ser um divisor de águas para evitar contratempos e agilizar o processo.
A dúvida sobre qual procedimento realizar primeiro – o registro da alteração contratual na Junta Comercial de origem da matriz ou a abertura da nova filial no estado de destino – é comum entre empreendedores e contadores.
A integração entre as Juntas Comerciais e o sistema RedeSim simplificou o registro de filiais em outras unidades federativas. No entanto, a correta navegação por esses sistemas é fundamental. Vamos detalhar o caminho a seguir.
Podemos citar um cenário em que uma empresa com matriz em São Paulo, planeja abrir uma filial em Campo Grande, Mato Grosso do Sul, e simultaneamente encerrar uma filial em Manaus, Amazonas, a principal questão é: o que fazer primeiro? A resposta, reside na alteração contratual da matriz.
Não se faz mais o registro de filiais nas Juntas Comerciais de outros estados. O procedimento agora envolve a emissão de dois Documentos Básicos de Entrada (DBE) – um para a abertura da filial em MS e outro para o encerramento da filial no AM.
Esses DBEs devem ser anexados a um processo físico na Junta Comercial de São Paulo (JUCESP), que será rubricado e assinado em três vias. Ao registrar essa alteração na JUCESP, o CNPJ da filial no Amazonas será baixado, e a nova filial em Mato Grosso do Sul terá seu registro devidamente processado.
Ainda no exemplo mecionado, a Junta Comercial de São Paulo (JUCESP) tem a capacidade de processar procedimentos complexos, incluindo alterações de matriz e encerramento ou abertura de filiais em outros estados, tudo dentro de um único processo. Para isso, é necessário realizar a viabilidade no estado onde a filial será aberta.
Após a viabilidade, é gerado um protocolo que permite a emissão do DBE. A parte digital do processo na JUCESP, conhecida como CAD WEB, gerencia tanto a alteração da matriz quanto o processo da filial. Ao finalizar o procedimento no CAD WEB da filial, o ato de abertura da filial é adicionado à matriz.
Com o contrato social, o DBE e os documentos gerados no CAD WEB da JUCESP em mãos, o processo pode ser protocolado. Os documentos gerados no REDESIM/VRE, como a Capa REQ, FC, Fórmula LTDA e Declaração LIC, são parte essencial desse fluxo.
Uma dúvida recorrente, diz respeito à necessidade de apresentar a Declaração de Licenciamento Integral (SIL) para a filial que está sendo aberta em Mato Grosso do Sul, mesmo que a matriz em São Paulo já possua o SIL. A resposta indica que a consulta de viabilidade deve ser feita no estado onde a filial será aberta, e o registro principal ocorre na Junta Comercial de origem da matriz.
Se o processo for digital, não há necessidade de imprimir documentos em vias físicas. A integração entre as Juntas Comerciais e o RedeSim elimina a necessidade de registrar a filial em todas as juntas comerciais onde a empresa atua, como era feito antigamente.
A possibilidade de realizar todo o procedimento de forma online é uma realidade cada vez maior. É possível realizar o processo de forma online para uma empresa com matriz em São Paulo e filial em outros Estados. Dependendo da alteração, o processo pode ser inteiramente conduzido de forma digital.
Por fim, A orientação geral é que, com a modernização dos sistemas, a maioria dos procedimentos de abertura e alteração de filiais entre estados pode ser realizada de maneira centralizada e digital, otimizando a legalização de empresas.
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