O eSocial é um projeto do Governo Federal que vem causando muitas dúvidas entre os profissionais da área de contabilidade. Essa plataforma de escrituração digital pretende reunir as informações de mais de 44 milhões de trabalhadores brasileiros. É preciso, contudo, muita atenção na hora de cumprir o eSocial na prática.
Sem informações atualizadas, por exemplo, o cumprimento dos eventos que constituem o programa não é possível. Esta situação pode inclusive acabar levando sua empresa a ser multada. É importante ressaltar que os valores neste caso estão previstos na legislação trabalhista e não mudaram por conta do eSocial.
A diferença está nos prazos que devem ser observados e na necessidade de envio das informações através do sistema, ou seja, a novidade é que dados trabalhistas passam a ser enviados de forma eletrônica para os órgãos públicos competentes. Se você ainda tem dúvidas sobre a plataforma, vamos ajudar explicando como ela funciona. Assim, o seu empreendimento poderá se preparar melhor.
Lembramos, antes de qualquer coisa, que a função do sistema é simplificar a vida de gestores e profissionais de contabilidade. Para se beneficiar da novidade, basta adequar a sua empresa às mudanças e seguir as exigências na prestação de informações. É por isto que vale a pena começar definindo melhor o que é eSocial a fim de dominarmos a questão. Confira!
O que é o eSocial?
O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas é um projeto do governo para recebimento de informações. Neste caso, de caráter trabalhista, fiscal e tributária. Sendo assim, através dele são unificados os envios de dados referentes a obrigações como FGTS, folha de pagamento, dentre outros.
A ideia é padronizar e simplificar a prestação de contas, reduzindo de tabela a burocracia e poupando tempo das empresas. A medida serve também como incentivo para que as organizações cumpram com as suas obrigações. Para o governo, o que melhora é a capacidade de fiscalização.
O sistema funciona por meio de uma plataforma online e utilizá-lo é obrigatório para todo negócio que faz contratação. Isto quer dizer que não importa o tamanho da empresa ou se falamos até mesmo de um empregador individual. Portanto, todos os negócios brasileiros devem se adequar ao sistema.
Quem mais lida com o eSocial na prática é o setor de RH, seguido pela contabilidade. Outro detalhe importante para saber é que o sistema faz parte do programa SPED. Antes de sua adoção, os empregadores precisavam enviar as obrigações trabalhistas de forma separada para os órgãos do governo. Agora dados para DIRF, Caged, MANAD e RAIS, por exemplo, são transmitidos em um único lugar.
Surgimento e obrigações acessórias
O eSocial foi criado por meio de uma parceria entre 6 órgãos. Foram eles: Ministério do Trabalho e Emprego, Secretaria da Receita Federal, Ministério da Previdência, Caixa Econômica Federal e Instituto Nacional do Seguro Social. Ele surgiu em 2014 como forma de consolidar o banco de dados do governo.
Além de informatizar e tornar o envio de informações mais simples a medida, ele visa pôr fim a sonegação fiscal. A implementação do sistema começou em 2015. O módulo Empregador Doméstico foi o primeiro a ser disponibilizado e a partir de então outros módulos foram sendo liberados.
Para grandes empresas – ganhos anuais superiores a 78 milhões de reais – a adoção do eSocial começou em 2018. O processo na época foi iniciado no mês de janeiro. A partir de julho do mesmo ano, as empresas restantes passaram a ter a adesão ao eSocial como obrigatória também.
Nesta categoria estão inclusas micro e pequenas empresas, assim como MEIs que possuam empregados. No sistema, os contadores e empresários vão encontrar 15 obrigações acessórias de caráter trabalhista, previdenciário e fiscal. Listamos a seguir em detalhes quais são elas.
• Conheça as 15 obrigações acessórias a serem enviadas no sistema
Antes de enumerar as obrigações solicitadas no ambiente virtual, devemos lembrar que nenhuma delas é novidade. Significa dizer que todas já eram requeridas. Reiteramos, assim, que a única diferença está na necessidade de enviá-las através do ambiente virtual do governo. As 15 obrigações acessórias do eSocial são:
• Folha de pagamento;
• Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
• Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP);
• Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged);
• Livro de Registro de Empregados (LRE);
• Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
• Comunicação de Dispensa (CD);
• Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
• Quadro de Horário de Trabalho (QHT);
•Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);
• Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
• Quadro de Horário de Trabalho (QHT);
• Guia da Previdência Social;
• Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (GRF);
• Manual Normativo de Arquivos Digitais (Manad).
Quem opta pelo Simples Nacional vai considerar o processo similar ao que já tem de realizar por conta da unificação. A diferença está na inserção das obrigações no sistema.
É em consequência disto, aliás, que o encaminhamento de documentação off-line já não existe. Algo que é altamente benéfico, se pensarmos na praticidade e prevenção de duplicações. Esclarecidos esses pontos estamos, finalmente aptos a compreender o eSocial na prática.
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Como funciona o eSocial na prática?
Já sabemos que o eSocial tem por objetivo centralizar o envio de uma série de informações. Estas são divididas no sistema em três grupos principais de eventos. Nos eventos iniciais e tabelas, encontram-se aqueles dados mais básicos a respeito da empresa e seus funcionários.
São itens como endereço do negócio ou cargos, funções, salários e jornadas de trabalho dos colaboradores. Outros detalhes incluem eventuais convenções coletivas, assim como processos judiciais e administrativos.
O segundo grupo de eventos são os não periódicos. Ao contrário dos cadastros básicos, aqui a prestação de contas deve ocorrer em tempo real. Dentre as informações transmitidas estão:
• Admissões e demissões;
• Cargos dos funcionários da empresa;
• Faltas;
• Alterações cadastrais;
• Afastamentos;
• Atestados de saúde;
• Acidentes de trabalho;
• Avisos de férias.
O último grupo a ser lembrado são os eventos periódicos. O seu envio ocorre todos os meses – o prazo vai até o sétimo dia do mês seguinte. É aqui que entra a folha de pagamento, serviços prestados/tomados, recursos recebidos, aquisição de produtos etc. Esses são os três eventos ao qual a sua empresa deve prestar atenção.
• Cronograma para 2019
Em 2018, aproximadamente 13 mil empresas de grande porte adotaram o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas. A Receita fez alterações no seu cronograma baseada no feedback colhido com estas organizações. É por conta disso que as empresas restantes foram divididas em quatro grupos.
Cada um destes possui uma data limite para adotar o eSocial na prática e fazer o seu envio de informações. O primeiro grupo é o de empresas com faturamento anual superior a 78 milhões de reais em 2016. Sua adequação no envio dos dados de FGTS e GFIP teve fevereiro de 2019 como prazo limite.
Já para o SST, estes empreendimentos têm até julho. O segundo grupo é aquele formado pelas organizações que faturaram até 78 milhões de reais anuais em 2016. Ademais, são negócios que não fazem parte do Simples Nacional. Para este grupo, o envio dos eventos periódicos encerrou-se em 10 de janeiro.
As obrigações de GFIP e FGTS foram até o mês de abril. Já o SST é o que levará mais tempo: as empresas têm até janeiro de 2020 para se adequarem. O terceiro grupo é aquele dos negócios optantes pelo Simples Nacional.
Também entram nesta categoria: empregadores, pessoas físicas, produtores rurais e entidades sem fins lucrativos. O prazo para todos eles é um pouco maior. A entrega de tabelas e informações básicas foi finalizada em janeiro deste ano e os eventos não periódicos, em 10 de abril.
Os periódicos ficam para julho, enquanto GFIP e FGTS devem ser enviados até outubro. O cronograma do SST, por fim, é julho de 2020. O quarto e último grupo são as organizações internacionais e órgãos públicos. Dentre todos estes são os que têm os maiores prazos: janeiro de 2020 para tabelas e janeiro de 2021 SST. A data para as demais obrigações ainda está por ser definida.
Entenda quais mudanças o sistema traz para o cotidiano da sua empresa
A informatização das obrigações traz uma série de mudanças para o cotidiano das empresas. Por isto é fundamental conhecer os pontos onde novos procedimentos são necessários. Para começar, a folha de pagamento agora deve ser inteiramente digital. Logo, todos os cálculos pertinentes devem ser realizados pelo sistema.
Com relação às admissões e demissões, mudam também os prazos. É necessário tratar da recepção do novo funcionário no eSocial em até 30 dias antes da sua contratação. O prazo máximo é o final do dia anterior. Em caso de não ocorrer a admissão, é preciso fazer o cancelamento do processo.
Já as demissões tem que ser informadas no prazo de 10 dias após a rescisão, se houver aviso prévio indenizado. Nos avisos prévios trabalhados, a prestação de contas deve acontecer no máximo 1 dia após o desligamento. Outro tópico importante são as alterações salariais.
Elas devem ser enviadas em até um dia após ocorrerem. Neste caso em particular é fundamental que a obrigação seja cumprida antes que os dados da próxima remuneração sejam enviados. Sobre as jornadas de trabalho, todas as alterações devem ser informadas imediatamente.
Quanto a saúde e segurança do trabalho, os laudos médicos possuem um sistema de códigos padronizados para o eSocial. O processo facilita cruzar os dados necessários para determinar adicionais de pagamento, quando ocorrer direito à insalubridade, periculosidade ou aposentadoria. Para encerrar, vamos entender a necessidade do certificado digital.
• A importância do certificado digital
Este tópico diz respeito ao envio das informações descritas ao longo do artigo. No procedimento os responsáveis precisarão gerar um arquivo digital contendo as obrigações que fazem parte do layout do eSocial. E antes de fazer a transmissão, é necessário assiná-lo digitalmente.
A transmissão neste caso só é possível se for utilizado um certificado digital – uma espécie de identidade eletrônica. É ela que vai assegurar a veracidade das informações prestadas e confirmar a identidade da empresa/gestor. Os certificados padrão A1 ou A3, por exemplo, servem para o sistema de escrituração digital também.
Caso você ainda não use nenhuma forma de certificação será necessário procurar uma entidade certificadora autorizada pela Receita Federal. Sem adquirir este certificado você não poderá começar a adotar o eSocial na prática. Atenção, portanto, a este detalhe antes de tentar cumprir as obrigatoriedades.
Como se preparar antes de adotar o eSocial?
Para cumprir com todas as obrigações mencionadas, o primeiro passo é fazer uma análise completa das rotinas e características da sua empresa. A segunda etapa é entender de que forma a adoção do sistema vai impactar na cultura organizacional do negócio. Resolvido este ponto?
Então é hora de colocar o eSocial na prática. O ideal é apostar em um sistema eletrônico que não só automatize o trabalho, mas que gere os arquivos necessários. Um ERP serve para este fim e pode inclusive operar de forma integrada com a solução do governo.
No entanto, o programa utilizado não importa, desde que ele trabalhe com integração de dados e possa conversar com o eSocial. Manter os dados dos colaboradores sempre atualizados é outra etapa fundamental de preparação. Quaisquer divergências precisam ser tratadas com os órgãos competentes o quanto antes.
Além disso, é recomendável revisar cálculos trabalhistas e previdenciários, pois eles podem estar defasados no tocante ao recolhimento de impostos. Cadastros, tabelas, contratos e atividades insalubres, perigosas ou noturnas também devem ser revisados. Isto é necessário para garantir que cada uma destas obrigações sejam cumpridas.
Dicas para evitar as multas:
Para encerrar este artigo, vamos enumerar algumas dicas breves para evitar problemas com a Receita ao lidar com o eSocial. A primeira dica é: tenha atenção redobrada em relação a folha de pagamento. Esta é a obrigação mais detalhada do sistema. E mais: as inconsistências nos dados são detectadas automaticamente.
A multa mínima aqui é de R$1.812,87. Outra recomendação é sempre informar novas admissões com antecedência. Embora você tenha até um dia antes da contratação, é melhor não arriscar. Se deixar de registrar a sua empresa, poderá pagar até três mil reais de multa.
Atualizar sempre as informações contratuais é igualmente importante. Por isso, é nossa terceira dica. Lembre-se que é sua obrigação atualizar todos os dados relativos aos seus funcionários também. A Comunicação de Acidente de Trabalho (CTA) é mais um item que sempre deve ser registrado.
Afastamentos que durem mais do que três dias também devem ser informados, assim como os casos de óbito. O último deve ser feito imediatamente. A dica de encerramento para adotar o eSocial na prática e sem preocupação com as multas, é investir em ERPs. Os sistemas de gestão ajudam a organizar o grande volume de informações cobrado no eSocial.
Atualização do Cronograma – Atualizado
O Ministério da Economia/Secretaria Especial de Previdência e Trabalho publicou no diário oficial da união, no dia 02/07/2021, a Portaria Conjunta SEORT/RFB/ME Nº 71, de 29 de Junho de 2021, que trata do cronograma de implantação do e-Social.
Nesta portaria, o empregador doméstico fica obrigado ao envio do evento S-2210 do leiaute do e-Social, a partir da data de publicação (02/07/2021).