Muitos empreendedores acabam deixando uma empresa inativa “de lado” por falta de tempo ou recursos. Com o passar dos meses, a Receita Federal percebe a ausência das obrigações acessórias e altera o status do Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica para “Inapto por Omissão de Declarações”.
A resposta direta e aliviadora é não. Você não precisa reativar a sua empresa para conseguir encerrá-la. Neste artigo, vamos desmistificar esse processo, explicar como a legislação atual facilita a vida do contribuinte e, o mais importante, fazer um alerta crucial sobre o que acontece com as multas e impostos que ficaram para trás.
A grande confusão: é preciso reativar para depois encerrar?
Durante muitos anos, a Receita Federal exigia que a empresa estivesse com a situação cadastral perfeitamente regular para que o pedido de distrato fosse aceito. Isso significava que o contador precisava gerar e transmitir anos de declarações zeradas ou com movimento, gerar as guias de multas por atraso e regularizar o status para “Ativo” antes de finalmente pedir a baixa.
Hoje, essa informação está completamente desatualizada. A legislação mudou para desburocratizar o encerramento de negócios no Brasil, permitindo que o empresário feche as portas formalmente mesmo que existam pendências acessórias ou financeiras.
O que diz a legislação atual sobre o tema
A mudança significativa começou com a Lei Complementar nº 147/2014 e foi consolidada por normativas recentes, como a Instrução Normativa RFB nº 2.119/2022. Essas regras estabelecem claramente que a baixa do CNPJ pode ser solicitada e deferida independentemente da situação cadastral da empresa. Ou seja, seja o status Ativo, Suspenso ou Inapto, o sistema do governo federal está programado para aceitar o encerramento.
Como funciona o processo de baixa do CNPJ inapto na prática
O procedimento para encerrar uma empresa inapta segue um fluxo muito semelhante ao de uma empresa regular, focado na comunicação entre a Receita Federal e o órgão de registro estadual.
A emissão do Documento Básico de Entrada (DBE)
O primeiro passo prático é acessar o portal da Redesim e gerar o Documento Básico de Entrada, o famoso DBE, solicitando o evento de baixa (Evento 517). Ao contrário do que muitos acreditam, o sistema Coletor Nacional não bloqueará a emissão do DBE pelo simples fato de a empresa estar inapta por omissão de declarações. O pedido será processado e liberado normalmente.
O registro do distrato social
Com o DBE aprovado, o próximo passo é elaborar o Distrato Social, ou o documento de extinção correspondente à natureza jurídica do seu negócio. Esse documento deve ser assinado pelos sócios e protocolado na Junta Comercial ou no Cartório de Registro de Pessoas Jurídicas do seu estado. Assim que o órgão deferir o distrato, a informação é sincronizada com a Receita Federal, e o CNPJ é definitivamente baixado.
O alerta crítico: o que acontece com as dívidas e multas?
Aqui reside o ponto mais delicado de todo o processo e que exige a orientação de um profissional contábil experiente. Conseguir baixar o CNPJ de forma simplificada não significa que a Receita Federal perdoou as suas pendências. O encerramento da empresa não funciona como uma borracha que apaga o seu passado fiscal.
A transferência da responsabilidade para o CPF dos sócios
A mesma lei que permite a baixa facilitada estabelece a regra da responsabilidade solidária. Ao encerrar uma empresa com impostos não pagos ou com multas geradas pela falta de entrega de declarações, todos esses débitos são transferidos automaticamente para o Cadastro de Pessoas Físicas (CPF) dos sócios ou do titular.
Isso significa que a cobrança continuará existindo, mas agora será direcionada ao seu patrimônio pessoal. A Receita Federal poderá inscrever o seu nome na Dívida Ativa da União, o que pode dificultar a obtenção de crédito, financiamentos e até mesmo a emissão de certidões negativas no futuro.
Vale a pena baixar a empresa mesmo com pendências?
Na grande maioria dos casos, sim. Manter um CNPJ inapto e abandonado é como deixar um taxímetro ligado: novas obrigações e multas continuam sendo geradas mês a mês, aumentando a bola de neve tributária.
Ao efetuar a baixa, você estanca o problema, impedindo que novas multas por omissão sejam criadas. A partir do encerramento, o foco passa a ser a negociação e o parcelamento dos débitos que foram transferidos para o seu CPF, resolvendo a situação de forma definitiva e devolvendo a sua tranquilidade financeira.
