Lidar com variados processos burocráticos é uma rotina comum dentro das empresas. Pensando em facilitar o dia a dia dos empregadores e garantir os direitos dos trabalhadores, além de evitar fraudes e ilegalidades recorrentes, o Governo Federal criou o eSocial em 2014.
Trata-se de uma ferramenta eletrônica, parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), cujo objetivo é unificar a prestação de informações sociais das empresas aos órgãos governamentais, nos âmbitos trabalhista, fiscal e previdenciário. Em outras palavras, é um banco de dados único que reúne, valida e distribui dados referentes aos funcionários, desde alterações salariais até comunicação de acidentes de trabalho.
Para entender os impactos do eSocial na rotina das empresas, principalmente no setor de RH, preparamos esse artigo com 4 mudanças práticas geradas pela ferramenta. Confira!
1. Produtividade e eficiência da equipe de RH
A função da equipe de Recursos Humanos (RH), como o próprio nome sugere, é lidar com pessoas. Essa tarefa, entretanto, muitas vezes é dificultada pela enorme quantidade de processos burocráticos e complexos associados ao setor.
Nesse caso, a adoção de uma ferramenta como o eSocial é um excelente modo de simplificar as atividades e torná-las mais eficientes. Agora, por exemplo, as empresas não precisam mais encaminhar documentos a diferentes órgãos de fiscalização (Ministério do Trabalho, INSS, Caixa Econômica Federal etc.): todos os dados são cadastrados em uma única plataforma.
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2. Integração dos setores
Outra mudança significativa que o eSocial traz para as empresas é a necessidade de ampliar a integração entre os diversos setores. Dado o volume de informações e processos envolvidos na rotina da organização, quanto maior essa integração, mais fácil é para os funcionários gerarem dados precisos que cumpram as exigências da ferramenta, como prazos e padrões.
Além do mais, agora a prestação de informações deve ser feita no momento em que os processos acontecem. Isso reforça a importância de uma interligação entre diferentes áreas da empresa para que não haja inconsistência nas atividades.
3. Mudanças na folha de pagamento
O eSocial também gera impactos na folha de pagamento dos funcionários. A partir de agora, o envio de informações referentes ao cadastro dos trabalhadores – salário, abonos, descontos, horas extras etc. – deve ser feito antes da emissão do documento no final do mês civil, o que, na prática, representa prazos mais apertados.
Assim, as empresas devem adotar ferramentas capazes de modernizar os processos de trabalho, a fim de evitar multas. Para os trabalhadores, é a garantia de seus direitos fundamentais, como a computação das horas extraordinárias.
4. Fiscalização, acesso e controle em um só lugar
Os dados referentes aos trabalhadores são inseridos apenas uma vez na plataforma do eSocial, gerando apenas uma guia e excluindo vários tipos de documentos, como DIRF, RAIS, PPP e CAT. Isso significa que os dados podem ser “manuseados” onde e quando for preciso por qualquer um dos integrantes do sistema.
Além do acesso, a ferramenta eletrônica garante a organização, a fiscalização, o controle e a comparação das informações em um único lugar. Também reduz consideravelmente a quantidade de papéis antes necessários ao andamento dos diversos processos burocráticos, gerando economia de recursos.
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