A omissão na entrega do PGDAS-D e da DCTFWeb é uma das pendências mais frequentes entre empresas optantes pelo Simples Nacional. Mesmo sendo comum, esse tipo de irregularidade provoca insegurança técnica, dúvidas operacionais e riscos relevantes para o contribuinte. No cotidiano dos escritórios contábeis, esse cenário evidencia incertezas sobre a obrigatoriedade das declarações, a aplicação de multas e o procedimento correto quando a empresa está sem movimento.
PGDAS-D: obrigação mensal, mesmo sem faturamento
A legislação do Simples Nacional, especialmente a Lei Complementar nº 123/2006, estabelece que o PGDAS-D deve ser transmitido mensalmente por todas as empresas optantes. A apuração da receita bruta do período é premissa para constituição do crédito tributário, sendo essa obrigação mantida mesmo nos meses em que não houver faturamento.
O manual do PGDAS-D reforça que a entrega possui caráter declaratório e constitui confissão de dívida. Assim, quando a empresa não registra receita, deve transmitir o PGDAS-D “sem movimento”. A ausência dessa entrega gera pendência fiscal automática e pode resultar em multas e restrições.
Quando a DCTFWeb deve ser entregue
A DCTFWeb também pode ser exigida de empresas do Simples Nacional, mas sua obrigatoriedade depende da existência de fatos geradores previdenciários. Entre esses fatos, destacam-se: vínculos trabalhistas ativos informados no eSocial, retenções previdenciárias, comercialização de produção rural e atividades enquadradas na contribuição sobre a receita bruta prevista na legislação previdenciária.
Se houver integração com o eSocial ou com a EFD-Reinf, o sistema identifica a existência da obrigação e gera pendência quando a declaração não é transmitida. Nesses casos, a DCTFWeb deve ser enviada, mesmo que sem movimento, para fins de encerramento da competência.
A multa por atraso na DCTFWeb é automática e prevista no art. 7º da Instrução Normativa RFB nº 2.005/2021, variando de acordo com o tipo e o porte da empresa.
PGDAS-D e DCTFWeb não se substituem
Apesar de ambas serem obrigações acessórias federais, cada declaração tem finalidade própria e fundamentação jurídica distinta. O PGDAS-D está vinculado ao regime simplificado de apuração previsto na LC 123/2006, enquanto a DCTFWeb decorre da legislação previdenciária e das regras de substituição da GFIP. Por isso, o envio de uma não supre a falta da outra.
Quando ambas forem exigidas em determinado período, devem ser transmitidas separadamente, seguindo as regras específicas de cada obrigação.
Multas e riscos da omissão
A falta de entrega do PGDAS-D pode gerar multa prevista no art. 38-A da LC 123/2006, fixada em 2% ao mês sobre o valor dos tributos apurados, limitada a 20%. Embora o sistema, em alguns anos-calendário, deixe de aplicar a penalidade para declarações sem movimento, não há garantia de que essa flexibilização se mantenha.
Já a omissão da DCTFWeb resulta em multa automática e pode ser acompanhada de outros efeitos, como pendências no e-CAC, bloqueios fiscais e dificuldades operacionais.
A legislação também prevê consequências mais graves. A Instrução Normativa RFB nº 2.119/2022 autoriza a declaração de inaptidão do CNPJ quando a empresa deixa de cumprir obrigações acessórias por, no mínimo, 90 dias contados da data do vencimento. A inaptidão pode acarretar restrições severas, como impedimento para emissão de notas, bloqueio de cadastros e responsabilização dos sócios.
Como regularizar da forma correta
Para restabelecer a conformidade fiscal, é necessário transmitir todas as declarações pendentes, respeitando as características de cada uma. O PGDAS-D deve ser enviado mês a mês, declarando faturamento ou ausência de receita conforme a realidade do período. A DCTFWeb, por sua vez, deve ser transmitida apenas quando houver obrigatoriedade decorrente de fatos geradores previdenciários ou quando houver pendência detectada no sistema da Receita Federal.
Após a transmissão, recomenda-se verificar se as pendências foram retiradas do e-CAC e se não há necessidade de emissão de multas ou ajustes complementares.
Por fim, a omissão de PGDAS-D e DCTFWeb no Simples Nacional tem impactos diretos sobre a regularidade fiscal da empresa e pode gerar multas, restrições e até a inaptidão do CNPJ. Embora seja um problema recorrente, sua solução exige atenção às regras específicas de cada obrigação e compreensão de que a ausência de movimento não exime o contribuinte de declarar.
Diante da complexidade das obrigações e das consequências jurídicas envolvidas, é recomendável que o contribuinte conte com orientação contábil especializada para garantir a correta regularização e evitar novos riscos fiscais.
